Não existe método errado em termos absolutos: existe método que parou de servir para o tamanho da sua carteira. Veja onde cada um funciona bem e onde começa a custar vendas.
Caderno
Funciona bem: é imediato, não depende de bateria e ajuda a fixar a informação enquanto você escreve.
Onde falha: não avisa nada. Você precisa lembrar de abrir e de olhar a página certa. Não é pesquisável e, se perder, perdeu tudo.
Limite prático: até uns 15 clientes ativos.
WhatsApp como arquivo
Funciona bem: o histórico da conversa está lá, com áudios e fotos. É onde o cliente já está.
Onde falha: a lista é ordenada por quem falou por último — exatamente o contrário do que você precisa. Quem está em silêncio há duas semanas (e mais precisa de contato) afunda no fim da lista. Etiquetas ajudam, mas não avisam prazo nem guardam ficha.
Limite prático: até uns 25 clientes ativos, com muita disciplina.
Planilha
Funciona bem: pesquisável, ordenável, de graça e flexível. É um salto grande em relação ao caderno.
Onde falha: depende inteiramente de você atualizar. Ninguém preenche planilha na rua entre duas visitas, então ela envelhece rápido — e planilha desatualizada engana mais do que ajuda. Também não emite alerta.
Limite prático: até uns 50 clientes, se você tiver rotina de atualização.
CRM
Funciona bem: guarda ficha e histórico, mostra o funil, agenda o próximo passo e avisa quem está parado. É o único que trabalha por você em vez de esperar você lembrar.
Onde falha: exige adotar o hábito de registrar. Sistema com informação pela metade não entrega o que promete.
Limite prático: escala sem teto real.
Como decidir hoje
Responda uma pergunta: nos últimos três meses, você perdeu alguma venda por ter esquecido de retornar para alguém? Se sim, seu método atual já passou do limite.
A troca não precisa ser radical — comece transferindo só os clientes ativos e veja o que avaliar num CRM.
